De vraag naar een klantenportaal komt vaak voort uit het gevoel dat het erbij hoort. Dat is de verkeerde reden: een inlog voegt alleen iets toe als er achter die inlog iets staat dat je klant regelmatig nodig heeft.
Wanneer het loont
- Terugkerende documenten: facturen, rapporten, certificaten of keuringen.
- Status van lopend werk, waar nu telefoontjes over gaan.
- Herhaalopdrachten die klanten zelf willen plaatsen.
- Gegevens die je klant zelf moet kunnen bijwerken.
Wanneer je het beter niet doet
Als je klanten twee keer per jaar contact hebben. Dan onthoudt niemand zijn wachtwoord en gaat alles alsnog per mail, terwijl jij wel het beheer en de beveiliging erbij hebt.
Begin klein
- Start met één functie die aantoonbaar telefoontjes scheelt.
- Laat inloggen werken met een mailadres, zonder extra gebruikersnaam.
- Zorg voor een eenvoudige manier om een wachtwoord te herstellen.
- Meet of het gebruikt wordt voordat je uitbreidt.
Beveiliging hoort erbij
Achter een inlog staan gegevens van je klanten. Dat vraagt tweestapsaanmelding voor beheerders, een duidelijke rolverdeling en een bewaartermijn. Wie dat niet wil regelen, kan beter geen portaal beginnen.
Het alternatief
Vaak is een beveiligde map, een gedeeld dossier of een goede mailroutine genoeg. Dat is minder indrukwekkend en het werkt morgen al, zonder dat je jaren onderhoud binnenhaalt.